KI-Rechnungsprüfung in SAP: DSGVO-konformer Pilot in 14 Tagen

Hintergrund: Mittelständler in Wien mit SAP-Last

Die Firma ist ein mittelständisches Beratungsunternehmen in Wien mit 800 Mitarbeitern, spezialisiert auf IT-Beratung und Prozessoptimierung. Der Umsatz liegt bei 45 Millionen Euro, die Buchhaltung wird über SAP S/4HANA geführt. Die monatliche Rechnungsprüfung umfasst 1.200 Eingangsrechnungen, die manuell in SAP erfasst und geprüft werden. Die Bearbeitungszeit pro Rechnung liegt bei 12 Minuten, die Fehlerquote bei 4,5 %. Die Buchhaltung steht unter Druck, da die monatliche Berichterstattung am 5. Werktag fällig ist und die manuelle Prüfung die Kapazität der drei Buchhalter vollständig auslastet.

Herausforderung: Manuelle Prüfung als Engpass

Die manuelle Rechnungsprüfung ist der Engpass für die monatliche Berichterstattung. Die drei Buchhalter arbeiten bis zur Obergrenze ihrer Kapazität, was zu Überstunden und einem hohen Fehleraufkommen führt. Die DSGVO verlangt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in den Rechnungen (z. B. Namen von Geschäftspartnern) nachvollziehbar und sicher erfolgt. Die bestehende SAP-Lösung bietet keine automatische Plausibilitätsprüfung, sodass Fehler erst in der Monatsabschlussphase erkannt werden. Der Druck steigt, da die Geschäftsführung eine Reduktion der Bearbeitungszeit um 50 % und eine Fehlerquote unter 2 % bis zum nächsten Quartalsende verlangt.

Ansatz: KI-Workflow-Orchestrierung mit pgvector

Forfis startete mit einem Prozess-Audit, um die relevanten Rechnungsformate und die SAP-Integration zu identifizieren. Der Fixed-Scope-Pilot umfasste die Integration einer KI-Workflow-Orchestrierung, die die Rechnungsdaten aus SAP liest, mit einem Embedding-Modell in Vektoren umwandelt und über pgvector mit historischen Daten abgleicht. Die KI klassifiziert die Rechnungsdaten und schlägt die SAP-Konten vor. Die menschliche Freigabe bleibt erhalten. Die Architektur nutzt offene Modelle auf eigener Hardware, um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Die Integration erfolgte über die SAP OData-Schnittstellen, ohne die bestehende SAP-Logik zu verändern.

Ergebnis: 67 % schnellere Prüfung, 1,8 % Fehlerquote

Nach 14 Tagen war der Pilot live. Die Bearbeitungszeit pro Rechnung sank von 12 auf 4 Minuten, was einer Reduktion von 67 % entspricht. Die Fehlerquote fiel von 4,5 % auf 1,8 %. Die drei Buchhalter konnten ihre Kapazität für die Monatsabschlussphase freisetzen, was die Berichterstattung am 5. Werktag sicherstellte. Die DSGVO-Konformität wurde durch die lokale Verarbeitung der Daten und die dokumentierte menschliche Freigabe gewährleistet. Die SAP-Integration funktionierte ohne Anpassungen der bestehenden Logik, was die Wartungskosten niedrig hielt.

Lektionen: Was für ähnliche Teams zählt

• Der Fixed-Scope-Pilot verhindert Scope-Creep, indem die Grenzen der Automatisierung klar definiert werden. – Die Nutzung offener Modelle auf eigener Hardware vereinfacht die DSGVO-Konformität und vermeidet Abhängigkeiten von US-Cloud-Anbietern. – Die menschliche Freigabe bleibt zwingend, um die Haftung und die Nachvollziehbarkeit zu sichern. – Die Integration über bestehende SAP-Schnittstellen reduziert das Risiko und die Kosten. – Die Messung der Vorher-Nachher-Metriken (Bearbeitungszeit, Fehlerquote) ist die Grundlage für die Skalierung und die Geschäftsführungskommunikation.