KI-gestützte Rechnungsprüfung für österreichische Fintechs

Prozess-Audit als Ausgangspunkt für die Automatisierung

In österreichischen Fintechs mit 51 bis 200 Mitarbeitern staut sich die Arbeit oft im Backoffice. Rechnungen werden manuell erfasst, Dokumente geprüft und Daten in ERP-Systeme übertragen. Forfis beginnt mit einem Prozess-Audit, um genau diese Workflows zu identifizieren. Der Fokus liegt auf der Rechnungsprüfung, einem Bereich, in dem sich durch Automatisierung schnell messbare Effekte erzielen lassen. Das Ziel ist nicht die vollständige Automatisierung, sondern die Reduktion der manuellen Arbeitsschritte. Die KI übernimmt die Extraktion und Klassifizierung, während Menschen die finale Freigabe erteilen. Dieser Ansatz minimiert das Risiko und erhöht gleichzeitig die Geschwindigkeit. Die Audit-Phase liefert die Grundlage für den anschließenden Piloten, der auf einem einzelnen Prozess fokussiert ist.

Pilotphase: Rechnungsprüfung mit LangChain und LangGraph

Der Pilot konzentriert sich auf die Rechnungsprüfung. Die KI extrahiert Daten aus PDFs und E-Mails, klassifiziert die Rechnungen und schlägt eine Zuordnung im ERP vor. Die Architektur basiert auf LangChain und LangGraph, die die Workflow-Orchestrierung steuern. Für die Datenverarbeitung kommen Open-Weight-Modelle auf der eigenen Hardware zum Einsatz, um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Die Integration erfolgt über die APIs des bestehenden ERP-Systems. Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen in Slack oder Microsoft Teams, wenn eine Rechnung geprüft wurde. Die Durchlaufzeit wird vor und nach der Einführung gemessen. Ziel ist eine Reduktion der manuellen Arbeitsschritte um mindestens 40 Prozent. Die Fehlerquote wird ebenfalls erfasst, um die Qualität der KI-Ausgaben zu validieren.

DSGVO-Konformität durch lokale Modellverarbeitung

Die DSGVO-Konformität ist bei der Verarbeitung von Finanzdaten in Österreich zwingend. Forfis setzt auf Open-Weight-Modelle, die auf der eigenen Hardware des Kunden laufen. So verlassen die Daten das Gebäude nicht und werden nicht an externe Anbieter übertragen. Zusätzlich wird ein Human-in-the-Loop-Prozess implementiert. Die KI erstellt Entwürfe oder Klassifizierungen, aber eine Person genehmigt alles, was Geldbeträge oder Vertragsdaten betrifft. Dieser Ansatz minimiert das Risiko von Fehlentscheidungen. Die Datenverarbeitung wird dokumentiert und nachvollziehbar gemacht. Die Compliance-Team des Kunden wird in den Prozess eingebunden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Die Lösung ist so gestaltet, dass sie den strengen Vorgaben der österreichischen Datenschutzbehörde entspricht.

Integration in Slack und Microsoft Teams

Die Integration in Slack oder Microsoft Teams reduziert die Reibungsverluste bei der Einführung. Mitarbeiter müssen kein neues System lernen, sondern arbeiten in ihren gewohnten Kommunikationskanälen. Die KI sendet Benachrichtigungen, wenn eine Rechnung geprüft wurde oder eine Freigabe erforderlich ist. Die Interaktion erfolgt über einfache Befehle oder Buttons. Das reduziert die Einarbeitungszeit und erhöht die Akzeptanz. Die Integration erfolgt über die nativen APIs der Kommunikationsplattformen. So bleibt die bestehende Infrastruktur erhalten. Die Mitarbeiter können direkt in dem Kanal, in dem sie ohnehin arbeiten, mit der KI interagieren. Das beschleunigt die Entscheidungsfindung und reduziert die Reaktionszeit.

Sechs Monate bis zur produktiven Nutzung

Der Zeitrahmen von sechs Monaten umfasst die Audit-Phase, den Pilot, den Rollout und den Übergang in den Managed Operation-Betrieb. Die Audit-Phase dauert in der Regel zwei bis drei Wochen. Der Pilot wird auf einem einzelnen Prozess fokussiert und dauert vier bis sechs Wochen. Der Rollout erfolgt schrittweise und dauert zwei bis drei Monate. Der Übergang in den Managed Operation-Betrieb umfasst die Schulung der Mitarbeiter und die Einrichtung des Monitorings. Die genaue Aufteilung hängt von der Komplexität der bestehenden Systeme ab. Forfis arbeitet als Integration Sprint, bei dem die KI in die bestehenden Systeme eingebunden wird. Das reduziert das Risiko und beschleunigt die Implementierung. Die sechs Monate sind ein realistischer Zeitrahmen für eine erfolgreiche Einführung.

Rollout und Managed Operation

Nach dem Piloten folgt der Rollout auf weitere Prozesse. Die KI wird auf zusätzliche Workflows erweitert, z. B. auf die Kundenkommunikation oder die Dokumentenabwicklung. Die Architektur bleibt modellagnostisch, sodass je nach Anforderung unterschiedliche Modelle zum Einsatz kommen können. Der Managed Operation-Betrieb umfasst das Monitoring der KI-Ausgaben, die regelmäßige Aktualisierung der Modelle und die Schulung der Mitarbeiter. Forfis bleibt als Partner an Bord und unterstützt bei der kontinuierlichen Optimierung. Die Metriken aus dem Piloten werden fortlaufend überwacht. So wird sichergestellt, dass die Effekte erhalten bleiben. Die Lösung wächst mit dem Unternehmen und passt sich an neue Anforderungen an.